План-факт анализ бюджета: как провести разбор отклонений, который помогает принимать решения
Бюджет полезен, только когда его каждый месяц сравнивают с фактом. Хороший разбор отклонений находит немногие важные расхождения, объясняет их причины и заканчивается решением.
- Отклонение
- Разница между тем, что вы запланировали, и тем, что произошло на самом деле
- Ритм разбора
- Ежемесячно, в первые две недели после закрытия месяца
- Цель
- Решить, что менять, а не только объяснить, что случилось
15+ лет в финансах: 100+ финансовых моделей, €40 млн+ привлечено для клиентов, автор Forbes и преподаватель.
Коротко: разбор отклонений сравнивает бюджет с фактическими результатами, находит немногие важные расхождения, объясняет их причины и заканчивается решением. Если встреча заканчивается только объяснениями, это отчётность, а не инструмент управления.
Что сравниваем
Для каждой крупной статьи отчёта о прибылях и убытках возьмите три колонки: план, факт и отклонение (факт минус план). Добавьте отклонение в процентах, чтобы небольшая статья с большим промахом не пряталась за крупной.
| Статья | План | Факт | Отклонение | Отклонение, % |
|---|---|---|---|---|
| Выручка | A | B | B минус A | (B минус A) / A |
| Валовая маржа | ||||
| Маркетинг | ||||
| Фонд оплаты труда |
Помните, что отклонение бывает благоприятным или неблагоприятным в зависимости от статьи: выручка выше плана – это хорошо, расходы выше плана обычно нет.
Как провести разбор
- Сначала закройте месяц. Не разбирайте цифры, которые ещё меняются. Старайтесь встречаться в первые две недели после конца месяца.
- Сортируйте по размеру. Сначала смотрите крупнейшие статьи и крупнейшие расхождения. Заранее договоритесь о простом пороге: сумма или процент, выше которых отклонение разбирается.
- Спрашивайте «почему» в таком порядке. Это сроки (платёж сдвинулся на следующий месяц)? Объём (продаж было меньше или больше)? Цена или ставка (изменилась стоимость у поставщика)? Или сам бюджет был нереалистичным?
- Отделяйте разовое от тренда. Разовый расход достаточно пояснить. Статья, которая постоянно уходит от плана, требует действий.
- Смотрите на деньги, а не только на прибыль. Бюджет, выполненный по плану, может скрывать проблему с деньгами, поэтому проверяйте дебиторскую задолженность и денежный поток.
- Запишите решение. По каждому важному отклонению зафиксируйте одно действие, одного ответственного и одну дату.
Частые ошибки
- Разбирать слишком много статей и пропускать важные
- Объяснять каждое отклонение, ничего не решая
- Каждый месяц корректировать бюджет, так что отклонений, из которых можно учиться, не остаётся
- Смотреть только на отчёт о прибылях и убытках и игнорировать деньги
- Считать бюджет целью, которую нужно защищать, а не планом, из которого можно учиться
Сохраните бюджет и добавьте обновлённый прогноз
Когда результаты сильно уходят от плана, не переписывайте бюджет тихо. Сохраните исходный вариант как точку отсчёта и постройте обновлённый прогноз на оставшиеся месяцы. Вы увидите и точность своего планирования, и то, где теперь ожидаете закончить год. О различиях между этими инструментами планирования читайте в статье финансовое планирование, бюджетирование и прогнозирование.
Простое правило
Если отклонение не меняет решения, оно не требует долгого обсуждения. Если меняет – назначьте ответственного и проверьте снова в следующем месяце. Короткий разбор, который заканчивается решениями, лучше длинного, который заканчивается объяснениями.
Записаться на диагностический звонок с CFO – 30 минут, без продаж, с настоящим финансовым директором.
Вопросы по теме
Что такое отклонение в бюджете?
Отклонение – это разница между плановым и фактическим значением по статье, например выручке или маркетинговым расходам. Оно может быть благоприятным или неблагоприятным в зависимости от статьи.
Нужно ли разбирать каждую статью?
Нет. Начните с крупнейших статей и крупнейших расхождений, в деньгах и в процентах. Разбор всего подряд скрывает те немногие отклонения, которые действительно важны.
Нужно ли менять бюджет, если он оказался неверным?
Сохраните исходный бюджет как точку отсчёта и добавьте обновлённый прогноз на остаток года. Так вы увидите и точность плана, и то, где вы теперь ожидаете закончить год.
