Платёжный календарь и денежный поток

Представьте, что вы хотите нанять сотрудника, выплатить премию или купить новое оборудование. Сегодня остаток на банковском счёте выглядит вполне достаточным, и вы соглашаетесь. Через три недели зарплаты, налоги и счета поставщиков приходятся на одну неделю, два клиента задерживают оплату, и деньги на счёте заканчиваются.

Деньги в банке сегодня не означают, что вы можете позволить себе завтрашние обязательства. Платёжный календарь – инструмент, который показывает эту разницу.

Что такое платёжный календарь

Платёжный календарь – это ежедневный или еженедельный график ожидаемых поступлений и обязательных выплат с прогнозным остатком после каждой даты. Он отличается от банковской выписки и отчёта о прибылях и убытках в одном важном отношении. Банковская выписка показывает то, что уже произошло. Отчёт о прибылях и убытках (P&L) показывает, когда признаются выручка и расходы, а это часто не совпадает с движением денег. Платёжный календарь смотрит вперёд и отслеживает реальные деньги на конкретные даты.

Ведите в нём два слоя:

Факт: платежи, которые уже произведены или получены.
План: ожидаемые платежи, например по счетам с наступающим сроком оплаты, зарплата, аренда, налоги, погашение кредитов и подписки.

По мере исполнения плановых платежей переносите их в факт и обновляйте прогноз.

Как заметить кассовый разрыв за несколько недель

Когда плановые поступления и выплаты внесены в календарь, прогнозный остаток показывает разрыв: дату, когда он опускается ниже нуля или установленного вами минимального остатка. Если обнаружить это за три, шесть или восемь недель, у вас будет время действовать. Если обнаружить разрыв в день его возникновения, останутся только дорогие варианты, например срочные кредиты и просрочки платежей поставщикам.

Пересматривайте календарь хотя бы раз в неделю. Многие компании ведут его в виде скользящего прогноза на 13 недель: этого достаточно, чтобы заранее увидеть проблемы, но горизонт остаётся достаточно коротким для реалистичного прогноза.

Что делать, если приближается разрыв

Обычно есть три направления действий. Вот краткий обзор типичных вариантов:

Ускорить поступления денег. Добивайтесь оплаты просроченных счетов, запрашивайте авансы или предоплату либо сокращайте сроки оплаты.
Отложить выплаты или уменьшить их. Договаривайтесь об увеличении отсрочек у поставщиков, откладывайте несрочные покупки и найм, сокращайте необязательные расходы.
Добавить финансирование. Используйте кредитную линию, заём от акционера или другое финансирование, в идеале организованное до того, как деньги понадобятся срочно.

Прежде чем принять решение, вы можете смоделировать каждый вариант в календаре и сравнить его влияние на минимальный остаток денежных средств.

Прогнозируйте пессимистично

Прогноз полезен только тогда, когда ему можно доверять. Самая распространённая ошибка – оптимизм в отношении поступлений. Несколько правил:

Выставленный счёт – ещё не деньги на счёте. Учитывайте поступление только после зачисления средств, а дату определяйте исходя из того, как клиенты платят на самом деле, а не из срока оплаты по счёту.
Учитывайте отток клиентов. Если часть клиентов откажется от услуг или сократит объём покупок, не закладывайте в прогноз прежние платежи от них.
Добавьте резерв в размере 10–15% на незапланированные операционные расходы, чтобы неожиданный расход не привёл к немедленной нехватке денег.

Если реальность приятно удивит, у вас останутся дополнительные деньги. Если же вы составите оптимистичный план и ошибётесь, то можете оказаться не в состоянии платить людям.

Установите резерв безопасности и сигнальный порог выше нуля

Не ждите, пока остаток достигнет нуля, чтобы отреагировать. Установите минимальный уровень денежных средств, например фиксированную сумму или сумму операционных расходов за один-два месяца, и считайте любой прогноз ниже этого уровня тревожным сигналом. Когда прогноз пересекает этот порог, немедленно разберите ситуацию и выберите одно из трёх действий выше.

Подходящий размер резерва зависит от предсказуемости ваших поступлений, скорости, с которой вы можете сократить расходы, и доступности финансирования.

Где его вести

Большинство небольших и растущих компаний начинают с электронной таблицы. Это гибкий, бесплатный и легко настраиваемый инструмент. По мере роста бизнеса увеличение числа операций, работа с несколькими валютами или совместное ведение файла несколькими людьми могут подтолкнуть вас к учётному ПО или ERP-системе, которая автоматически передаёт данные в календарь. Что бы вы ни использовали, дисциплина важнее инструмента: регулярно обновляйте календарь и действуйте на основе его данных.

Получите готовый шаблон

John Galt Finance предлагает бесплатный шаблон денежного потока на 13 недель, который работает как платёжный календарь, чтобы вы могли начать без создания таблицы с нуля. Если вам нужен разбор ваших показателей, вы также можете записаться на бесплатную консультацию с нашей командой финансовых директоров, работающих с компаниями на условиях частичной занятости.

Скачать бесплатный шаблон денежного потока на 13 недель Записаться на бесплатную консультацию с нашим финансовым директором